作为企业中负责用工纠纷处理的直接职责岗位人员，当出现劳动争议案件时，企业负责人必定会将案件交由HR经办和处理。因此，HR需要知晓代理和处置劳动争议案件需要准备哪些资料和文件。

  01 授权委托手续

  员工诉告的是企业，但企业又是法律上的拟制主体，无法自我发声。因此，需要由企业出具授权手续委托自然人代表其进行诉讼活动。因此，授权委托手续是HR代表企业处理劳动争议案件的必备资料。一般包括：

  1、公司盖章的《授权委托书》(一份交仲裁或法院即可)。其中须写明授权人信息(公司方信息)，受托人信息(HR个人信息)，授权权限和案件名称。在文书最后，由公司盖章便可。

  2、公司盖章的《法定代表人身份证明书》(一份交仲裁或法院即可)。其中须按照公司工商登记的信息写明法定代表人的姓名和职务。在文书最后，由公司盖章便可。

  3、公司盖章的营业执照复印件一份。

  4、HR的身份证复印件一份、HR的劳动合同复印件一份(没有劳动合同的也可提供近半年的社保缴费记录)，劳动合同期限须在有效期内。

  5、部分仲裁或法院会要求提交法定代表人个人的身份证复印件一份。

  提交上述资料后，HR便可依法代表企业发言和提交证据。

  02 必备证据材料

  依据劳动争议案件的特点，总结归纳劳动争议诉求的种类，下述证据材料是绝大部分劳动争议案件所须准备且应提交的：

  1、劳动合同。

  可以这么说，劳动合同是解决劳动纠纷众多证据中排位最高的，效力最强的证据。因为纠纷的解决，就是寻找依据、定判是非的过程。

  因此，劳动合同中的条款便是首当其冲。仲裁员和法官，会通过对劳动合同内容的审查，寻找裁判争议的依据。

  而且，就某一争议点，若劳动合同中的文字与其他证据出现冲突时，应当优先适用劳动合同。

  总结：劳动合同的价值不仅能证明双方建立了劳动关系，其中的条款表述若对辨析争议有利的，HR也应在举证中一并陈述和提醒。

  2、考勤记录(考勤表)。

  劳动争议案件中，员工诉求中的绝大比例都与工资有涉，而工资的计发与扣减又与员工出勤状况息息相关。

  因此，HR应将员工最近一年的考勤记录备齐。如考勤记录系纸质，HR应将该资料复印置放。

  如考勤记录是存于电脑或第三方软件中，HR应将其整理后打印存放。对于存在工资扣减事实月份的考勤记录，HR应当重点回顾和研究分析。

  3、工资发放记录(工资表)。

  之所以工资发放记录是必备证据之一，是因为该记录中会记载构成项目和计算金额。

  它的呈现能够让仲裁员或法官更加直面地了解员工的工资发放情况，也能够令其更加迅速切入双方关于某月某项工资的争议要点。

  因此，HR应当至少准备最近一年的工资发放记录以供核查。

  4、规章制度和民主程序。

  这一证据主要是出现在员工被直接辞退的案件中。当员工出现某种违纪违规行为时，企业会引用规章制度中的某一条款作为依据行使辞退权利。

  员工不服诉诸法律维权的，企业作为辞退方须提供规章制度作为证据并向仲裁庭或法庭说明原委和原由，适用的是何章节的何条款。

  因为关系规章制度的合法与否以及能否作为定案依据，除了规章制度本身外，企业还须提供规章制度如何制定及公示的证据，如规章制度经过全体职工平等协商和民主表决的相关过程和记录，等等。

  5、工会程序文件。

  在企业主动辞退劳动者的案件中，工会程序文件是必不可少的证据。否则，企业的辞退行为便是违法。

  根据企业是否自有工会组织，HR需要准备的证据材料包括：工会关于拟辞退决定的批复盖章文件(自有工会组织)，辞退决定抄送街道工会的通知(企业未设立工会组织)。